Deux chefs d’entreprise, en pleine discussion sur les pratiques adoptées au sein de leur structure, peuvent en arriver à parler d’archives. L’un d’eux est susceptible de demander à l’autre s’il pratique régulièrement un récolement. Mieux vaut savoir non seulement de quoi il s’agit mais aussi comment faire. Une tâche qui n’est pas si aisée à mettre en œuvre ; raison pour laquelle bon nombre de structures l’externalisent.
Récolement d’archives : de quoi parle-t-on ?
On peut dire que le récolement des archives constitue une sorte d’inventaire des documents présents dans une structure.
S’assurer de leur présence est indispensable pour pouvoir répondre à certaines obligations. En effet, chaque année, ce sont plusieurs dizaines de milliers d’entreprises qui sont choisies au hasard par l’administration fiscale pour subir un contrôle.
Une entreprise peut également être sous le joug d’une situation conflictuelle qui l’oppose à l’un de ses clients ou encore un de ses fournisseurs. Pouvoir montrer une facture, un devis signé, présenter les bilans comptables est la base pour démontrer sa bonne foi et obtenir gain de cause. Cela permet aussi de ne pas craindre de suites de la part du fisc.
Cependant, cela n’est pas facile car il ne faut pas se contenter du récolement. Constater que l’on a toujours tous ses documents peut sembler rassurant, cependant, il est également nécessaire d’effectuer un tri et une suppression. Le tri s’effectue en tenant compte de la durée de valeur probatoire des documents professionnels ; comme cela peut être le cas aussi pour les particuliers. Au bout d’une période, le document n’a plus d’utilité car il ne peut pas être utilisé ou demandé. Il est donc possible de le supprimer.
Là encore, il faut suivre des protocoles et toutes ces étapes demandent du travail et surtout du temps. Le faire à la va-vite suppose de faire des erreurs, ce qui aurait des conséquences.
Qui peut se charger de procéder au récolement d’archives
Etablir un fichier exhaustif comprenant les différentes informations relatives à chaque document demande de l’expérience et de l’expertise dans le domaine de l’archivage et il est évident que peu de personnes peuvent se targuer de connaitre toutes ces choses, à moins d’avoir suivi une formation spécifique.
A part certains grands groupes ; même si cela n’est pas une généralité ; peu de structures embauchent un archiviste au sein de leur masse salariale.
Mais comment faire alors pour savoir si on a bien tous les documents, savoir les trier et les supprimer au besoin ? Tout simplement en faisant appel à une société d’archivage. On parle alors d’externalisation des tâches.
Outre ces dernières précédemment citées et qui se révèlent chronophages, on peut demander bien davantage à une société d’archivage, puisque ces dernières travaillent à la prestation ou proposent un système de packs.
On peut par exemple, dans certains cas, leur demander de désamianter les archives pour éviter tout danger à ses collaborateurs. Heureusement, toutes les structures ne sont pas concernées par ce problème car cela est corrélé à l’âge du bâtiment.
Il est également possible de leur demander de l’aide, via une formation, mais aussi une mise en œuvre pour la transition numérique.
Si la facturation électronique a déjà posé bon nombre de problèmes à certaines structures, qui peut imaginer la somme de travail que cela va demander de numériser l’ensemble des archives (surtout donc quand le récolement et le tri préalables n’ont jamais été faits) ?
Une entreprise d’archivage peut aider à trouver la meilleure GED, mais aussi numériser des documents de taille atypique ou encore qui ne sont pas sous forme de papier classique, comme on peut le voir dans certaines professions (architectes avec les plans sous papier calque).